一、公开办事制度，方便当事人办证，接受群众监督。
二、工作人员实行层次管理、分工负责制。
三、全处工作贯彻民主集中制的原则，事关全处的工作必须集体研究，定期和不定期召开工作会。
四、工作人员必须尽职尽责做好本职工作，对交办的工作任务，不讲价钱，不折不扣完成。
五、工作人员必须恪守职业道德，遵守执业纪律，不准索拿卡要，不接受宴请和礼物，不做有损公证人员形象的事。
六、上班时间不得从事与工作无关的活动，工作上既分工又协作，不做不利于团结的事，不讲不利于团结的话。
七、接待热情，语言文明，服务周到。
通州市公证档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为加强公证档案的科学管理，根据《公证程序规则》及司法部、国家档案局联合下发的《公证文书立卷归档办法》、《公证档案管理办法》，结合近年来公证工作实际情况，制定本暂行办法。
第二条 公证档案是公证处证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。公证处必须严格按照要求，认真做好公证档案的立卷、归档、保管工作。
第三条 公证档案必须集中统一管理，档案管理人员相对稳定。
第四条 公证处的档案工作受同级和上级司法行政机关档案管理部门和同级地方档案行政管理部门的指导和监督。
第二章 立卷 归档 整理 保管
第五条 公证事项办理结束或终止，承办人应按照规定，在三个月内将公证事项的全部文书材料进行立卷、归档。
第六条 公证事项涉及的各种证明材料、谈话记录、往来文书等，都必须用钢笔、毛笔书写、签发或打印，字体要求整齐清晰，并一律采用A4
纸；原件非A4纸的，应粘贴在A4纸上。
第七条 公证档案分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类，按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。同一当事人为同一目的而
办的数项公证，可合并一卷。跨年度的公证，在办结年立卷。
第八条 公证档案卷内一律用阿拉伯数字逐页编号，页码位置正面在
右上角，背面在左上角，并按照以下顺序排列：
（1）卷宗封面（应注明公证处名称、公证编号、公证事项、公证当事人姓名、公证分类、收件日期、公证日期、归档日期、保管期限、公证员
姓名等）；
（2）卷宗目录（主要包括目录、起止页号）；
（3）公证书正文（含当事人申请证明的文书材料，其中：遗嘱、合同、委托书等需要原件；涉外公证还需要有公证书译文）；
（4）公证申请表；
（5）当事人身份证明；
（6）当事人提供的其它有关证明材料；
（7）公证员接待当事人的谈话记录；
（8）公证处审查、调查所取得的证明材料；
（9）其他有关材料；
（10）公证员承办公证事项报批表；
（11）公证书送达回证；
（12）减免收费（法律援助）审批表；
（13）备考表（主要填写卷内文书材料说明、立卷人姓名、检查人姓
名、立卷时间等）；
（14）附件袋；
（15）卷底。
第九条 对不能附卷归档的实物证明，可将其照片及证物名称、数量、重量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。
第十条 公证档案一律使用棉线绳，三眼或五眼活结装订，线结处贴
上公证处封签，并在骑缝线上加盖立卷人名章。
第十一条 公证档案材料有破损的，应修补或复制，复制件放在原件后面。字迹难以辨认的材料，应当附抄件。需附卷的信封应打开平放，并
保留邮票。纸面过大的材料，应按A4纸大小折叠整齐。
第十二条 涉及国家机密和个人隐私的公证事项，应列为密卷，并在
档案右上角加盖密卷章。遗嘱公证列为密卷单独保管，立遗嘱人死亡后转为普通卷保管。
第十三条 公证档案保管期限分为永久、长期和短期三种。其中：
（1）凡属于需要长远查考、利用的公证档案，列为永久保管；
（2）凡属于在相当长时期内需要查考、利用，作为证据保存的公证
档案，列为长期保管，保管期限为六十年。
（3）凡属于在短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，
列为短期保管，保管期限为二十年。
（4）公证档案的保管期限，从公证事项办结或终止后的下一年起算。
第十四条 凡终止的公证事项所形成的档案，列为短期保管。
第十五条 由公证处和司法行政机关复查公证事项所形成的文书材料，应与原公证档案合并保管，保管期限与原公证档案相同。复查后作出撤销公证书决定的，其公证档案与复查材料及撤销公证书的决定（通知）合并重新列为短期保管。保管期限从原公证档案保管期限起算时间开始计算。
第十六条 公证处总登记簿列为永久保管。
第十七条 对未明确规定保管期限的公证档案，由公证处比照上列档
案保管期限的规定提出意见，报同级司法局批准后执行。
第十八条 超过保管期限并经鉴定确无保存价值的公证档案，在进行
登记造册并报同级司法局书面批准后予以销毁。被批准销毁的公证档案，应保留1份公证书，按年度、类别整理立卷，连同销毁档案的批件、清册，一同列为永久保存。
第三章 查阅与借调
第十九条 公证处应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档
案借阅登记簿。
第二十条 查阅或借调公证档案应遵照以下规定办理：
（1）人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要查阅公证档案，应出具正式查阅函件，经公证处主任批准；因特殊情况必须借调公证
档案，还应办理借据，限期归还；
（2）律师因诉讼代理需要查阅公证档案，应出示律师本人身份证、律师执业证、律师事务所查阅证明（介绍信）及当事人同意律师查阅本人公证档案的证明，经公证处主任或副主任批准，但查阅范围仅限于当事人
提交给公证处的证明材料和公证员与当事人的谈话记录；
（3）同级或上级司法行政机关的公证管理部门，因工作需要借阅公
证档案，应履行借阅登记手续；
（4）凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得查阅和借调。特殊情况必须查阅的，须经当事
人同意后，报同级司法局批准；
（5）凡经批准允许查阅的公证档案，可以摘抄或复印所查阅的内容。
第四章 附则
第二十一条 本办法自2003年1月1日起施行。
附件：
（1）公证档案保管期限分类；
（2）公证处公证卷宗；
（3）公证档案查阅登记表；
（4）公证档案外借登记表；
（5）公证档案销毁登记表。
附件（1）
公证档案保管期限分类
一、永久保管的公证档案：
1、收养证明；解除收养证明。
2、出生证明；死亡证明。
3、结婚证明；离婚证明。
4、亲属关系证明。
5、继承权证明。
6、有关财产转移方面的声明书证明。
7、赠与证明。
8、房屋买卖证明。
9、析产证明、产权证明。
10、遗嘱证明。
11、学历证明。
12、提存证明。
13、宅基地使用证明。
14、商标注册证明。
15、公司章程证明。
16、涉及不动产的证据保全证明。
二、长期保管的公证档案：
1、受过或未受过刑事处分证明。
2、职称证明。
3、国籍证明。
4、营业证书证明。
5、抵押担保证明。
6、招标投标证明。
7、联营协议证明。
8、中外合资、外资企业的合同证明。
9、申请专利的有关证明。
10、劳务合同证明。
11、清点遗产证明。
12、证据保全证明。
13、房屋搬迁协议证明。
14、房屋租赁证明。
15、涉及不动产的副本、节本、译本、影印本与原件相符证明。
16、履行期在十六年及以上的各种合同证明。
17、用于诉讼的有关证明。
三、短期保管的公证档案：
1、生存证明、健康证明。
2、定居证明。
3、未婚证明、无配偶证明。
4、委托书证明。
5、援外人员劳动保险证明。
6、副本、节本、译本、影印本与原件相符证明。
7、现场监督证明。
8、商品成分证明。
9、技术标准证明。
10、企业承包租赁证明。
11、生产经营责任制证明。
12、执行许可证明。
13、保管遗嘱证明与其他文件证明。
14、履行期在十五年及以下的各种合同证明。
公证档案查阅登记表
|
查阅
日期 |
查 阅 单 位 |
查阅人 |
批准人 |
被查档案卷 宗 号 |
备 注 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
公证档案外借登记表
|
外借
日期 |
外 借 单 位 |
外借人 |
批准人 |
被外借档案卷宗号 |
归还日期 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
公证档案销毁登记表
|
|
销毁
日期 |
销毁档案卷宗号 |
批准销毁文件 |
监销人 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
通州市公证处岗位职责
主任、副主任职责
1、接受司法行政部门和公证员协会的监督指导。
2、实行主任负责制。
3、主持公证处全面工作。
4、加强全处干部职工的政治思想和业务知识学习，对全处干部职工的政治思想和业务能力进行考核。
5、自觉履行并监督全处执行各种规章制度。
6、带领全处人员积极开拓公证业务，严把公证质量关，杜绝错证、假证。
7、审批公证文书，并履行公证员职责。
8、严格财务纪律，管好全处收支情况，做到财务公开。
9、做好调查研究和宣传工作，及时总结经验，并报送相关信息
材料。
10、副主任协助主任工作，并按分工管理好分内事务。
公证员职责
1、在主任领导下进行工作，独立承办公证业务。
2、努力学习党的方针、政策，依法办事，不断提高政治思想素质和业务水平。
3、接待、处理群众来信来访，解答有关公证事项的咨询，办理其它公证处委托调查的事项。
4、执行“主办公证员制度”，依照《公证法》和《公证程序规则》的规定办证，对程序的合法和证据的真实、齐全负全责。
5、办理公证，应当遵守法律，坚持客观、公正的原则，保证办证质量。
6、坚持回访制度，及时调解纠纷。
7、遵纪守法，恪守职业道德，依法履行职责，保守执业秘密。
8、以人为本，服务群众，坚持下乡镇办证和上门办证制度。
9、对办好的公证案卷，按《公证文书立卷归档办法》的要求，
及时整理、归档。
10、指导公证员助理办理公证辅助工作。
公证员助理职责
1、在公证员指导下办理公证业务，完成公证事项的辅助工作。
2、努力学习党的方针、政策，依法办事，不断提高政治思想素质和业务水平。
3、负责受理案件，代写法律文书。
4、接待当事人，审查当事人的资格，核实证件，制作谈话笔录。
5、协助公证员审查、核实相关证明材料，随同公证员参加现场监督公证。
6、负责发送公证文书，统计公证事项和卷宗的立卷归档。
7、完成处里其它工作。
打字员职责
1、严格执行保密工作规定，不泄露、不议论文件(公证书)的内容。
2、打印文件(公证书)要做到准确、及时，排字要合理，格式要规范。
3、履行校对手续，做到文件(公证书)整齐、干净、美观、大方、保证及时出证。
4、打印的文件(公证书)须经主任审批后方可打印，未经审批的文件(公证书)，打字员有权拒绝打印。
5、保养好电脑、打印机、复印机，提高其利用率。
6、认真履行职责，严禁任何人在上班时间利用电脑进行娱乐活动。
档案管理人员职责
1、认真执行《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》，做好档案的收集保管工作。
2、负责公证文书卷宗材料的核查、卷宗封面的填写、卷宗编目、
装订‘等归档工作。
3、检查公证人员交来的卷宗整理是否符合要求，凡不符合《公证
档案管理办法》规定的一律退回经办的公证人员。
4、做好档案库室的管理工作。
5、做好档案的借调登记。
财务人员职责
1、在主任领导下进行工作，认真学习《会计法》，按党的方针、政策做好本处会计工作。
2、负责收取公证费、开据发票、保证公证费准确无误，并及时入帐。
3、依法设置会计帐簿，保证帐簿内容完整、真实、合法。
4、对来往的经济事项，切实做好记帐、算帐和报帐工作。
5、财务人员要忠于职守，坚持原则，严格按财务纪律办事，认真执行财务制度。
6、做好会计资料的装订、归档工作。 |
|
|
通州市公证处公证质量管理办法 |
|
一、全体公证人员必须严格按照《公证法》和《公证程序规则》规定的程序承办公证事项。
二、坚持真实性、合法性原则，坚决不办人情证、关系证。
三、调查取证。从受理公证事项开始，就要注意收集有关证件、资料，当事人提供有困难的，公证员应亲自前往有关单位、场所调查取证。
四、领导审批。签发人要严把公证质量关，审批时坚持四不签发，即：必备证件、资料不齐全的不签发；不符合法律、法规规定，违反社会公共利益的不签发；证词有严重错误的不签发；公证书格式不符合规定的不签发。打字、文印人员要做到：未经领导签发的公证书草拟稿不得打印；未经承办人校对的公证书打印稿不得盖章。
五、集体研究，请示报告。凡复杂疑难的公证事项必须进行集体研究，经集体研究仍拿不准时，要及时向主管司法行政机关请示报告。
六、检查回访。对协议、合同等公证事项要定期进行检查回访。对履行中出现的问题要及时进行调解，尽量予以解决。
七、质量评查。坚持每年对当年承办的全部公证卷宗，采取自查、互查、抽查方式进行一次评查。认真总结吸取办证质量上的经验教训。
八、责任追究。认真执行错假证责任追究制，在公证质量问题上做到奖罚分明。
|
